چگونه یک ایمیل بی نقص ارسال کنیم

به گزارش پایگاه خبری وب سایت رند ، ارتباط با دیگران همیشه گام نخست در شروع یک رابطه است. این ارتباط ممکن است از طریق تلفن ، فاکس ، پست الکترونیکی و یا هرچیز دیگری ایجاد شود. چون امروزه دنیای دیجیتالی فضای پیرامون ما را فرا گرفته است تصمیم گرفتیم تا شما را با نحوه ارسال صحیح نامه های الکترونیکی یا ایمیل بیشتر آشنا کنیم. چراکه ممکن است هر فرد در فرستادن ایمیل دچار اشتباهات جزئی و کلی شود. کاربران قبل از فرستادن یک نامه الکترونیکی باید به چند نکته کوچک و ضروری دقت نمایند تا این اشتباهات کم شده و یا به کل رفع گردد.

به این نکات در هنگام نوشتن نامه الکترونیکی توجه کنید :

۱- نوشتن درست اسم گیرنده :

گاهی بعضی اسم ها از لحاظ نوشتاری شبیه به هم است ، مثل فرید و فربد. شاید یک اشتباه کوچک مثل جا به جایی نقطه ها در ارسال به یک اداره مهم مثل بانک یا اداره گذرنامه بسیار مهم تلقی شود. حتی در ارسال ایمیل های غیر رسمی نیز بهتر است از نام صحیح گیرنده و مشخصات کلی مطمئن شوید تا شخص دریافت کننده از اشتباه پیش آمده دلخور نشود.

۲- چک کردن ابتدا و انتهای متن اصلی :

معمولا ایمیل های دوستانه با سلام شروع می شود اما چنین شروعی برای تمام نامه های الکترونیکی مناسب نیست. یکی از جملات متداول در پایان نامه های الکترونیکی با تشکر است که به صورت کلیشه به کار می رود. این کلمه برای پیام های تبریک و یا پیام های ایمنی مناسب نیست ، بهتر است متنی که برای ابتدا و پایان نامه به کار می رود مربوط به موضوع اصلی باشد.

۳- کوتاه بودن ایمیل و یا دلیل مناسب برای طولانی بودن مطلب :

بیشتر افراد یک مطلب کوتاه و مفید را با دقت و کنجکاوی بیشتری می خوانند تا یک مطلب طولانی و خسته کننده. بعضی از نامه های الکترنیکی به قدری طولانی است که ممکن است شخص دریافت کننده ، ایمیل را نخوانده رها کند. بهترین راه برای خواندن ایمیل ، کوتاه کردن آن و درج جزئیات در یک مطلب کوتاه است.

۴- حذف کردن کلمات اضافه از متن ایمیل :

بسیاری از نامه های الکترونیکی دارای کلمات اضافی و جملات بیهوده است و در زمانی که شما منتظر پاسخ مخاطبتان هستید ، این کلمات اثرات منفی زیادی دارد. هرچه قدر یک نامه الکترونیکی پیچیده تر باشد امکان نادیده گرفتن و فراموش کردن آن بیشتر است. بهترین کار این است که قبل از ارسال ایمیل ، یکبار متن را خوانده و کلمات اضافه را حذف کرد تا یک مطلب کوتاه و مفید برای ارسال آماده شود.

۵- حفظ کردن حریم شخصی :

احتمال اینکه شخصی صفحه ایمیل های خود را باز بگذارد و یا به هر دلیلی مورد حمله هکرها قرار بگیرد بسیار بالا است. پس اگر مایل به حفاظت از حریم شخصی خود هستید و دوست ندارید که افراد غریبه از طرز تفکرتان خبردار شوند ، قبل از ارسال به مطلب نوشته شده خود خوب فکر کنید.

توجه به یک نامه الکترونیکی بیشتر از ۱ یا ۲ دقیقه وقتگیر نیست ، پس بهتر است قبل از ارسال ایمیل این نکات کلیدی را به یاد آوریم و در هنگام نوشتن از آنها کمک گیریم.